営業マンのみなさん、「日々の業務で頻繁に使うソフトは何?」と聞かれたら、おそらくExcelやGoogleスプレッドシートといった、表計算ソフトと答える方が多いかと思います。

これらのソフトは予算や売上の計算もでき、非常に便利であるゆえの悩みに直面したことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、顧客管理や商談管理をExcelやGoogleスプレッドシートで管理している営業マンに、日々の業務についてインタビューしてみました。
業務管理で悩んでいる営業マンの本音に迫ります。

社外アクセスができない問題

今回インタビューした営業マンの中で最も社歴が長いAさんはこう言います。
顧客情報も商談状況もExcelで管理していますが、まめに入力できていないですね…。お客様との商談で外出が続くときもあるので、時間があるときにまとめて入力しています。基本的に、作成したシートは社内共有フォルダに格納していますが、情報が更新されるたび、メールで最新版のファイルが展開されることもあります。」

中でもAさんが特に悩んでいたのが、Excelファイルの取り扱いです。
「商談先でその過去の商談内容を確認したいときがあるんですが…。社内の共有フォルダは社外からはアクセスできないんですよね。なので、送られてきている最新版ファイルが添付されたメールを探すんですが、すぐに見つけられなくて…。
見つかったとしても、そのシートは最新版ではない、といったことも多々あるので、結局社内にいるメンバーから最新版のファイルをメールで送ってもらうことになってしまうんです。すぐに確認したい情報なのに、ファイル探す時点で時間がかかってしまうのは、効率的ではないですね。忙しい中、すぐにファイル送ってくれる同僚にも申し訳ない気持ちになります…。」

Aさんはため息をつきます。
社内はもちろん社外にいても、知りたい情報をすぐに確認できる方法ってありますか?」

ファイル管理の属人化問題

入社3か月の若手のYさんは、まさに「Excelあるある」な実情を教えてくれました。
「営業マンによって入力する情報にばらつきがありますね。そもそも情報が全く入力されていないお客様もいます。入力情報や管理方法は完全に個人に依存していて、商談状況も顧客情報も可視化や共有化ができていないので、週1回の営業会議用の資料作成に毎回時間がかかっています。」

そして、もうひとつ困っていることが。
「会議で使用する資料も可視化されてない数値のみのデータに関数を入れて少し見やすくしたレベルのものなので、とにかく見にくいんですよね。参加メンバーが数値の意味を理解するのにも、KPIとの乖離がどのくらいあるのかを理解するのにも時間がかかって、次のアクションプランを決めるタイミングが遅くなるんです。結果、予定より会議の時間が長引いて残業時間も長くなるということが常態化しています。」

情報の管理が属人化されている上に情報の可視化や共有化はできていない。さらに会議の進行がスムーズにいかないゆえに会議の時間も残業時間も長くなる、という八方塞りな状況に悩んでいるようです。

Excelファイルそもそもの問題

ExcelやGoogleスプレッドシートをはじめとした表計算ソフトは、予算や売上の計算もできて非常に便利ですが、新卒入社3年目のKさんはこう言います。
「入力する顧客や商談の数が増えると、当然データ数も多くなるので、Excelファイル自体が重くなって動作が遅くなってきていますね。」

Excelファイルが重くなるがゆえに、聞いたことがあるようなこんなストレスも。
「動作が遅くなるのももちろんですが、ファイルが重いといざ入力しようとすると固まる(停止する)んですよね。それが一番イライラします。」

そして、少々諦め気味に聞こえながらも最後にこう締めました。
「顧客や商談の管理のほかに、同じExcelファイルで予実なども集計しているので、だんだん関数が複雑になってしまっています。それもファイルが重くなっている原因ですね。ファイルを改修しようという話も出ていますが、関数が複雑になるとそう簡単に改修ができないんです。結局後回しのタスクとなってしまい、ずっと同じExcelファイルで運用しています。正直我慢の限界ですね…。」

Kさんと同じように、Excelならではの悩みに直面した経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

前任者から引継ぎできない問題

「以前いた職場の話ですが、顧客管理にExcelを使っていました。そのファイルでは異動や退職をしたメンバーが管理していた顧客情報に、会社名や担当者、連絡先くらいしか入力されていないものがありました。過去の商談状況や購入製品が入力されてなかったので、そのお客様との関係性が把握できず、再度コンタクトをとるにあたってどうアプローチするか苦労しましたね。」

こう答えるのは、入社1ヶ月の営業マンTさん。
社歴は一番短いけれど、10年以上の営業経験を持つベテラン営業マンです。

「会社員であれば人事異動や退職はどうしても免れません。とはいえ、お客様と永く良い関係を作るのであれば、会社名や担当者、連絡先だけではなく、過去の商談状況や購入製品などの情報が非常に重要です。それらの情報から次のアプローチを考える事が多いので、きちんと入力する習慣を作りたいです。」

また、自社側の視点と同時にお客様側の視点にも触れています。

「既存のお客様の担当営業が変更になるとき、後任者の最初のアプローチってすごく重要なんです。ある意味、新規のお客様とは違った神経を使います。前任者から引き継いだお客様の情報の量が少ないと、こちらからの提案がお客様のニーズや予算からずれた内容になってしまうことも。そうなると、お客様満足から程遠くなってしまいますよね。」

Tさんは、顧客情報や商談状況を可視化することの重要性を痛いほどにわかっています。
それゆえ、こう付け加えます。
「Excelだからダメというわけではないけど、1つのファイルを複数人で同時に編集できないので、すぐに情報の追加や更新ができないことが多いですね。お客様情報の可視化や共有化は『単なる記録』ではなく、会社とお客様の関係の維持に必要不可欠なものです。」

最後の言葉も印象的でした。
「異動や退職で担当営業が変わっても、後任者や他のメンバーがお客様の情報を把握できていないと、会社としての信頼性にも影響してきます。お客様の情報は営業個人ではなく会社の資産です。情報を引き継ぐことは、お客様との関係を引き継ぐことなんです。」

「ちきゅう」で営業マンの悩みを解決?

インタビューに応じてくれた4人の営業マンが、言葉は違えど全員口にしていたのは、
「Excelが嫌いなわけではないし、不要とも思わない。しかし、現状をどうにか改善して、少しでも業務効率を上げたい。業務効率を上げて、メンバー全員がすぐに現状を把握できるように管理できていれば、営業活動に専念できるし、売上向上にもつながりますよね。」
という切実な本音でした。

しかしKさんは、
「私、Excelでしか顧客や商談の情報を管理したことがないんです。Excelよりも面倒なくスピーディに入力できて、予実の集計もできて、途中で固まることもなくて、商談先からも常に最新の情報を確認できて、営業マン全員が同時に見ることができる方法ってあるんですか?」
と投げかけます。

すると、Yさんがノートパソコンの画面をほかのメンバーに見せながら言います。
「そういえば、先日SNS広告の記事を見たんですが、そこに載っている『ちきゅう』というCRM/SFAツールが良いらしいです。」

(ほかのメンバー)「『ちきゅう』?」

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ちょうどいいCRM/SFA「ちきゅう」

・顧客情報や商談に関する情報と、それらに紐付けた行動履歴データなどを一元化管理
・データ分析やタスク管理、プロジェクトメンバー間でディスカッションも可能
・担当者レベルでも簡単に項目設定を変更し、反映することが可能

クラウド型のツールなので、どこに居ても好きなタイミングでアクセスできて、生産性の向上や業務の効率化を図れると話題らしいです。
コストも手軽で、特に、中小企業におすすめだそうです。

Aさんが目を輝かせます。
「え?もっと詳しく知りたいんだけど!」

(「ちきゅう」をもっと詳しく知りたい方は、次回を楽しみにお待ちください。)

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