前回の記事で、顧客情報や商談情報をExcelで管理する営業マンが、Excelであるがゆえの悩みや本音を明らかにしました。
業務効率化を図りつつ、営業活動に専念して売上向上する手段として、CRM/SFAツール「ちきゅうに着目した営業マンたち。
今回は、今さら聞けない営業管理における定義や「ちきゅう」とはどういった機能があるツールなのかをご紹介します。

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ちょうどいいCRM/SFAツール「ちきゅう」とは

ちきゅうロゴ

「ちきゅう」は、株式会社ジーニーが提供するクラウド型の顧客管理(CRM)/営業管理(SFA)ツールで、250社の導入実績があります。(2017年12月時点、稼働中の企業様数)

顧客や商談のデータとそれらに紐づく行動履歴を蓄積し、リアルタイムで更新されるデータに基づき、営業活動のPDCAを迅速に回すことができるツールです。
よく使う機能にフォーカスして作られたツールなので、画面設計もシンプルで設定も簡単なツールです。まさに導入しやすく導入後の運用もしやすいのが特徴です。

日本における中小企業の多くは、商談管理や営業管理にExcelやGoogleスプレッドシートを使っています。「ちきゅう」での管理とExcelやGoogleスプレッドシートを使用した管理ではどのような違いがあるのか、どういった点で便利なのかを詳しくお伝えしていきます。

営業活動で使う用語の定義とプロセス

一般的な営業活動の流れは、以下の図のようになります。

混同されがちな「見込客」と「顧客」の定義と違い

見込客は、
「自社の商品・サービスに興味を持ち、資料ダウンロードや問い合わせをした人=購入してくれる見込みのある人」
一方、顧客は、
「自社の商品・サービスを購入してくれた人」
と位置づけられます。

上記の図でいうと、
・「見込客獲得~見積提出」までが見込客
・「受注から先」が顧客
といったように見込み客から顧客になるまでの流れは、商談が進むにつれてステータスが変化していきます。

見込客獲得と見込客育成の違い

見込客は「獲得」と「育成」の2つに細分化されます。
顧客獲得プロセスと顧客育成プロセスの違いをきちんと理解し、最適な施策を打つことにより確度の高いアポイント獲得できるようになります。

《見込客獲得》
自社の商品・サービスを紹介する展示会やイベントの参加客から、氏名や会社名、連絡先などの情報を入手。
《見込客育成》
見込客獲得後、メルマガ配信や広告、ソーシャルメディア、セミナーなどを活用して、自社商品・サービス購入へのモチベーションを育成し、実際に購入につなげる施策を実施。

多くの企業はこの見込客獲得から受注に至るまでの一連の管理を、ExcelやGoogleスプレッドシートもしくは他のツールを使い、もっとシンプルに管理できないかと日々試行錯誤しています。

ちょうどいいCRM/SFAツール「ちきゅう」でできる一元管理

ここからは「ちきゅう」の話です。
「ちきゅう」は、会社、担当者、商談の情報をそれぞれ入力することができます。また、各情報で入力する項目も自由に設定することが可能です。入力された情報はリアルタイムに反映されるので、営業担当者が商談情報を都度アップデートしておけば、ExcelやGoogleスプレッドシートより可視化や共有化がスムーズになります。

Excel管理で起こりがちな問題

ExcelやGoogleスプレッドシートで顧客管理や商談管理をすると、管理項目や入力情報が個人に依存する傾向が強いため、内容の把握に時間がかかるという問題が起こりがちです。
企業の財産である情報が属人化されてしまうと、営業担当者の異動や退職があった時に「情報が引き継げない!」といったことが起こるリスクが高くなります。
こういった場合も、「ちきゅう」を導入することで後任担当者が状況の把握がしやすくなります。
よくある『前任担当者から引継ぎができない問題』を未然に防ぐこともできるようなります。

「ちきゅう」のデータ構造

では、「ちきゅう」はどのようなデータ構造で情報を保持しているのでしょうか。

「ちきゅう」のデータ構造は、
・会社=「親」
・担当者と商談=「子」
という親子関係にあり、子である担当者や商談の情報を更新すると、その内容は親である会社にも即時に反映されます。

これをExcelで管理するとなると、情報の更新があった場合に転記作業が発生します。
関数やマクロを駆使して更新情報をシートに反映することもできますが、そもそもExcelスキルがなければ手作業でコピー&ペーストをしなければならないのです。

見込客の管理

「ちきゅう」上では、
見込客獲得~アポイント獲得までが見込客
訪問・ヒアリングから先が顧客
という、商談に進んでいるかどうかでステータスを管理します。

見込客の情報は、「ちきゅう」に直接入力することもできますが、自社の企業サイトの問い合わせフォームに送信された氏名・会社名・連絡先などの情報を、APIを利用して「ちきゅう」に連携することができます。
サイト上のフォームで持っている項目を「ちきゅう」上で持たせてAPIを連携をしてしまえば、フォームで入力された情報を自動で「ちきゅう」に反映できます。つまり、手作業でコピー&ペーストする手間が省けるのです。

見込客として登録された顧客情報には、商談になる前に発生したお客様とのメールや電話などのやりとりを活動履歴として入力して管理していきます。見込客リストの中で商談が発生した場合は、ステータスを変更するだけで見込客リストからは削除され、自動的に会社や担当者、商談リストに情報が追加されます。
初期設定の段階で決めた項目が一画面に集約されているので、情報更新もスピーディーにおこなえます。
ExcelやGoogleスプレッドシートのように、複数の行や列、シートを開いてコピー&ペーストする作業に時間がかかることはありません。

商談情報の管理

「ちきゅう」では顧客情報や商談情報に紐づけた活動履歴を商談ごとに時系列で管理できます。もちろん、メンバー間での即時共有ができるので、日々の営業日報をメールで管理職に提出している営業マンは、活動履歴を入力することで営業日報を送る必要がなくなるかもしれません。
商談のステータスもドラッグ&ドロップで即時に変更できるので、商談状況の可視化もスピーディーにおこなえます。各メンバーの商談の進捗やボトルネックの発見がしやすくなり、フォローや施策の見直しにもつながります。

活動履歴に紐づけたタスク管理

営業活動に紐づけたタスク管理も、多くの中小企業はExcelやGoogleスプレッドシートで管理しています。
「ちきゅう」では、会社やその担当者、商談情報に紐づけてタスクも管理することができます。タスク管理だけ別のツールやシートを使って管理する必要がなくなるのです。
また、期限が迫るとタスク作業者にアラートを送ることもできるので、「やらなきゃいけないタスクをすっかり忘れていて期限に間に合わなかった!」といった作業漏れも防ぐことができます。

「ちきゅう」ではメンバー間でのディスカッションも可能なので、チャットツールのようにコメントやファイルの送信ができ、遠隔でコミュニケーションを図ることも可能です。
外回りが多い営業部門では、定期的な会議以外でメンバーが集まる機会が決して多くはありません。
急ぎの確認事項があるけど上司や同僚がすぐに捕まらない。そんな時にも使える便利な機能です。

また、ディスカッション画面のコメントから「やることリスト」を追加できます。
これもタスク管理機能と合わせて活用できる便利な機能です。

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レポート自動作成でスピーディーなPDCAサイクル

予実や案件数などの数字管理も営業の仕事として欠かせない業務のひとつです。
「ちきゅう」は、ダッシュボードでレポートを自動作成できるので、営業マンは常に最新情報を確認できます。
毎日の数字確認はもちろん、営業会議用資料や上司の方が使う報告用資料としてもレポートを活用できます。データが一元化されているので、個別でファイルを用意する必要もありません。
また、数字だけではなくグラフを使うことができるので、データの視認性も高く、分析がしやすい集計画面となっています。

データを見やすく可視化

「ちきゅう」紹介動画
ちょうどいいCRM「ちきゅう」の操作~ダッシュボード作成編~

このようにダッシュボードに分析したい項目を設定することで簡単にデータをグラフ化することが可能です。
営業活動の傾向を可視化できるので、「目標に対しての進捗はどのくらいなのか」「どこがボトルネックになっているのか」がすぐに分析ができるようになります。

売上データをExcelやGoogleスプレッドシートで管理している場合、会議用の資料を作成するのに時間がかかってしまい、売上アップのために本来注力すべき営業活動に専念できないといったことが起こることがあります。
資料作成を手間に感じたり、忙しさに追われてうんざりしている営業マンも多いのではないのでしょうか。

「ちきゅう」を導入すると、こういった作業に時間を費やすことほとんどなくなるので、レポート作成や会議中の情報共有もスピーディーに進むことでしょう。
会議時間が押すことも少なくなると思われるので、その空いた時間で営業活動に専念することができ、生産性や成果の向上も見込まれます。
さらには、残業時間を減らすこともできるかもしれません。

「ちきゅう」は設定変更が簡単

ここまで機能面についてふれてきましたが、ここからは、「ちきゅう」の設定についてご紹介します。
「ちきゅう」は難しい設定をしなくても、導入してすぐ簡単に使えるのも特徴のひとつでもあります。

日々営業活動をしていく中で、期中にKPIの変更が発生することは多々あるかと思います。
こういった場合、多くのCRM/SFAツールでは、ツールベンダーに設定変更の依頼をしたり、社内情シスの担当に設定変更依頼をしなければなりません。
もちろん追加コストがかかるので、見積り依頼を出すといった作業が発生します。また、その間見たいデータが把握できなくなるといったことも起こりがちです。数時間で解決するレベル作業ではないのです。

「ちきゅう」は、担当者レベルで設定変更レベルで設定変更が可能です。
設定項目の変更も該当項目を選択し、グラフの作成もシンプルな設定で即時に反映されます。
コストを抑えながら、営業戦略に応じた画面設計や項目の調整で、営業活動の最適化を図れるようになるのです。

営業マン視点の「ちょうどいいCRM/SFA」

世の中には多機能なCRM/SFAツールもありますが、全機能を使うとは限りません。料金も決してお手頃ではないものもあります。
「ちきゅう」は、使わない機能を極力省き、営業活動に必要な機能のみを厳選しています。導入後も継続運用がしやすいお手頃な料金設定も魅力です。

営業マン目線で入力しやすく設計された、まさに営業現場に「ちょうどいい」CRM/SFAツールと言えます。

とはいえ、いきなり「ちきゅう」を導入、といっても導入にあたっては不安もあると思います。
次回は「ちきゅう」ができないことや導入においての注意点など、不安や疑問が少しでも解消できる記事をご紹介します。

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